AFAS of maatwerk software kies je per proces. Onderzoek eerst of je werk met de beschikbare functies en inrichting van AFAS goed uitvoerbaar is. Een aparte toepassing kan passen als een belangrijk onderdeel daarmee onvoldoende wordt ondersteund, maar brengt ook bouw, koppelingen en beheer mee. De gids voor maatwerk software behandelt die bredere afweging; onze kostengids helpt om een voorstel uit te vragen.
Wat vergelijk je eigenlijk: AFAS, inrichting of maatwerk?
AFAS levert bedrijfssoftware. De ERP-productpagina beschrijft onder meer financieel beheer, HR, klantgegevens, projecten en workflows. Het pakket biedt dus meer dan een vaste boekhouding. Laat onderzoeken welke inrichting mogelijk is voordat je een ontbrekende werkwijze als productbeperking aanmerkt.
Die drie routes lossen niet vanzelf hetzelfde probleem op. Vergelijk je een AFAS-inrichting met een voorstel voor een klantportaal, dan kan in het tweede voorstel nog steeds een administratiepakket nodig zijn. Een lager bedrag zegt weinig als de scope verschilt.
Zet daarom op papier welk werk de oplossing moet dragen. Wie voert iets in, wie keurt het goed en welke gegevens zijn daarna nodig? Het helpt om een recente lastige situatie te gebruiken in plaats van alleen een lijst met gewenste functies.
Wanneer onderzoek je eerst de bestaande AFAS-inrichting?
Begin bij de manier waarop je AFAS nu gebruikt. Een ontbrekend overzicht kan een rapportagevraag zijn. Dubbele invoer kan voortkomen uit een werkafspraak of een nog niet ingerichte koppeling. Dat vraagt een andere oplossing dan een proces waarvoor de benodigde gegevens en handelingen niet beschikbaar zijn.
Laat een AFAS-specialist een concrete situatie doorlopen. Bijvoorbeeld: een medewerker dient kosten in, de projectleider betwist een onderdeel en de administratie verwerkt het aangepaste bedrag. Kan het team dat uitvoeren, inclusief de uitzondering? Noteer waar het vastloopt en welke wijziging wordt voorgesteld.
Maak onderscheid tussen drie uitkomsten: het kan al, het vraagt inrichting, of er blijft een aantoonbaar gat. Vraag bij inrichting ook naar beheer en opleiding. Een functie die niemand begrijpt, helpt in de dagelijkse praktijk weinig.
Het bestaan van een eigen klantproces bewijst evenmin dat maatwerk nodig is. Onderzoek eerst welke delen echt afwijken. Misschien kun je een interne gewoonte aanpassen zonder dat je klant er nadeel van heeft. Houd vast aan het resultaat dat nodig is, niet automatisch aan iedere bestaande klik.
Wanneer kan een aparte maatwerktoepassing passen?
Maatwerk wordt het onderzoeken waard als de benodigde werkwijze na die toets niet goed uitvoerbaar blijkt. Dat kan een berekening zijn, een gebruikersscherm voor een specifieke doelgroep of een proces dat gegevens uit verschillende systemen nodig heeft. Beschrijf de ontbrekende mogelijkheid precies.
Stel dat een dienstverlener een klant aanvraagregels wil laten samenstellen met voorwaarden die per contract verschillen. Dit is een denkbeeldig voorbeeld. Het onderzoek moet uitwijzen of die regels binnen de bestaande oplossing kunnen worden ingericht. Pas als dat niet passend blijkt, vergelijk je een extra toepassing met andere routes.
Bij een eigen toepassing kun je schermen en regels laten aansluiten op die opdracht. Je krijgt daarmee ook verantwoordelijkheid voor toekomstige veranderingen. Een nieuwe contractvorm, gewijzigde koppeling of beveiligingsupdate moet iemand oppakken. “We laten het één keer bouwen” is geen beheerplan.
Voor een klantgerichte omgeving kun je de vragen uit ons artikel over klantportalen gebruiken. Vraag een demonstratie vanuit de gebruiker: niet alleen of een formulier bestaat, maar of iemand de aanvraag kan volgen en een fout kan herstellen.
Hoe zet je de drie routes eerlijk naast elkaar?
Vergelijk de routes op dezelfde taak en dezelfde uitzonderingen. De tabel hieronder geeft beoordelingsvragen, geen algemene ranglijst.
| Keuze | Wat onderzoek je? | Welke verantwoordelijkheid blijft? |
|---|---|---|
| AFAS beter inrichten | Kan het proces met beschikbare functies en inrichting worden uitgevoerd? | Intern procesbeheer, gegevenskwaliteit en gebruikersinstructie |
| AFAS met een aparte toepassing | Welk deel blijft in AFAS en wat komt erbuiten? | Beheer van beide delen en hun gegevensuitwisseling |
| Een proces volledig vervangen | Welke functies moeten opnieuw worden geleverd? | Bouw, migratie, onderhoud en aansluiting op de rest van het bedrijf |
Een combinatie is niet automatisch de gulden middenweg. Als bijna iedere handeling een wijziging in twee systemen vraagt, kan de extra complexiteit zwaar wegen. Andersom kan een kleine aanvulling een goed werkende administratie ongemoeid laten. De grens tussen beide systemen moet uit het proces volgen.
Wat moet een koppeling met AFAS kunnen aantonen?
AFAS beschrijft GetConnectoren voor lezen en UpdateConnectoren voor wijzigingen. Een AppConnector bepaalt welke connectoren een token mag gebruiken. Dat maakt gegevensuitwisseling mogelijk, maar bewijst niet dat iedere gewenste handeling beschikbaar is.
Laat daarom de benodigde velden en mutaties aantonen voordat je de aparte toepassing begroot. In het aanvraagvoorbeeld wil je weten hoe een goedgekeurde aanvraag wordt vastgelegd, welke referentie terugkomt en hoe een correctie wordt verwerkt. Een algemene melding dat er “een API” is, beantwoordt die vragen niet.
Spreek per gegeven af welk systeem leidend is. Mag een medewerker een klantadres op beide plekken aanpassen? Wat gebeurt er als een bericht niet aankomt of twee keer wordt aangeboden? Dit zijn ontwerpvragen voor de koppeling, geen tekortkomingen die je zonder onderzoek aan AFAS kunt toeschrijven.
Laat ook een mislukte verwerking zien. Het team moet een fout kunnen herkennen, herstellen en opnieuw aanbieden zonder dubbele registratie. Neem deze controle op in de oplevering; een demonstratie waarin alleen de ideale route werkt, is onvoldoende.
Hoe vergelijk je de kosten zonder een verzonnen omslagpunt?
Volgens de AFAS-tarievenpagina hangt de prijs af van bedrijfsspecifieke factoren en speelt het aantal werknemers een rol in het licentiemodel. Vraag een voorstel voor jouw situatie. De productlijn en aanvullende dienstverlening zijn relevant; een prijs voor een ander aanbod is geen betrouwbare begroting voor jouw ERP-inrichting.
Voor maatwerk vraag je eveneens een afgebakende offerte, met onderhoud en verwachte wijzigingen apart benoemd. Er is geen algemeen jaar waarin maatwerk goedkoper wordt. De uitkomst hangt onder meer af van scope, gebruik, beheer en hoeveel handwerk daadwerkelijk verdwijnt.
Kies één vergelijkingsperiode en vul voor alle routes dezelfde soorten posten in:
| Kostenpost | Wat hoort in de vergelijking? |
|---|---|
| Start | Analyse, inrichting of bouw, migratie en testen |
| Gebruik | Abonnementen, hosting en eventuele gebruiksafhankelijke kosten |
| Verbindingen | Bestaande en nieuwe koppelingen, plus hun beheer |
| Mensen | Opleiding, intern beheer en controlewerk dat overblijft |
| Verandering | Aanpassingen aan processen, interfaces en gegevens |
| Vertrek | Export, overdracht en eventuele vervanging |
Laat verwachte besparingen als aanname zichtbaar staan totdat je ze hebt gemeten. Als het voorstel rekent met minder administratietijd, controleer dan of die uren werkelijk vervallen of veranderen in ander werk. Vergelijk ook wat er gebeurt bij groei en bij minder gebruik.
Betekent eigen code dat je nergens meer van afhankelijk bent?
Bij TopDevs is de afspraak voor maatwerk: de code is en blijft van jou. Dat helpt alleen in de praktijk als een andere partij er ook mee verder kan. Denk aan documentatie, toegangen, bouwinstructies en afspraken over gebruikte diensten.
Je blijft afhankelijkheden houden, bijvoorbeeld van een cloudplatform, externe componenten en de mensen die het systeem onderhouden. Een aparte toepassing kan bovendien nog steeds AFAS nodig hebben voor de administratie. Bespreek dus zowel code als gegevens en dienstverlening. Onze uitleg over code-eigendom en vendor lock-in gaat daarop verder.
Hoe toets je een voorstel voordat je beslist?
Laat iedere aanbieder hetzelfde scenario uitvoeren. Neem een gewone aanvraag, een correctie en een mislukte overdracht mee. Geef ook aan wie welk onderdeel mag zien. Daarmee toets je het werk, in plaats van de presentatievaardigheid van een leverancier.
Vraag per ontbrekend onderdeel om een duidelijk antwoord: zit het in het voorstel, is het extra werk of wordt het niet ondersteund? Leg aannames vast over beschikbaarheid van gegevens en medewerking van andere leveranciers. Dan zie je waar een aantrekkelijke prijs nog onzekerheden bevat.
Spreek een acceptatiemoment af vóórdat je het hele proces overzet. Een beperkte proef kan voldoende zijn om een belangrijke aanname te toetsen. Het doel is geen tweede product naast het eerste te verzamelen, maar een onderbouwde beslissing over hoe het werk straks verloopt.
Hoe begin je concreet?
Beschrijf het proces dat nu problemen geeft en vraag eerst wat de huidige AFAS-inrichting kan oplossen. Blijft er een aantoonbare behoefte over, vergelijk dan inrichting, koppeling en maatwerk op dezelfde scope en kostenposten.
TopDevs kan de mogelijkheden voor maatwerk software laten maken met je onderzoeken. We kunnen daarbij ook tot de conclusie komen dat een betere inrichting van het bestaande pakket voldoende is. Plan een gesprek en neem je procesvoorbeeld mee.
