Datasynchronisatie is het gelijk houden van dezelfde gegevens in twee of meer systemen. Verandert een record op de ene plek, dan zorgt de sync dat die wijziging elke andere plek bereikt waar een kopie staat, zodat niets verouderd raakt.
Denk aan twee telefoons die een gedeelde agenda delen. Je zet een afspraak in je laptop en even later staat hij ook op je telefoon, omdat beide naar dezelfde bron wijzen. Bedrijfssystemen werken net zo. Een nieuw adres in je CRM hoort in je boekhouding te belanden zonder dat iemand het overtypt. Dat gaat meestal via een API-integratie die wijzigingen opmerkt en doorduwt.
Het lastige is bepalen wat wint als beide kanten tegelijk veranderen. Een heldere datamapping en een regel voor conflicten houdt het werkbaar. Sommige opstellingen gebruiken tweerichtingssync zodat wijzigingen twee kanten op gaan, andere houden een systeem als enige bron van waarheid.
Er is een praktische valkuil die je vroeg moet kennen. Twee systemen bewaren een veld zelden op dezelfde manier, dus sync heeft er vaak een datatransformatie tussen nodig: de ene tool schrijft het telefoonnummer met spaties, de andere wil het kaal, de een splitst de naam in twee velden en de ander houdt hem heel. Sla die stap over en een sync draait technisch wel, maar verminkt onderweg stilletjes records.
Verwijderingen zijn de andere valkuil. Records toevoegen en bijwerken is goed te overzien, maar wat moet er gebeuren als een contact in het ene systeem wordt verwijderd? Soms wil je het overal weg, soms wil je het bewaren voor de factuurhistorie. Een sync die verwijderingen blind spiegelt, kan data wissen die je nodig had, dus de regel voor verwijderen verdient net zoveel aandacht als de regel voor wijzigen.
Bij TopDevs zetten we datasync op tussen de tools van een klant, zodat iets wat je een keer typt overal klopt. Dat doodt de stille fouten die ontstaan door knippen en plakken tussen systemen.
