Software voor gemeenten ondersteunt onder meer burgerzaken, vergunningen, belastingen, dienstverlening en bedrijfsvoering. De keuze gaat daarom over een samenhangend applicatielandschap. Soms past een standaardpakket; soms moet een bestaande inrichting veranderen of is een afzonderlijke koppeling nodig. Deze gids helpt je de vraag afbakenen voordat je leveranciers vergelijkt. De bredere afweging staat in onze gids over maatwerksoftware.

Welke software heeft een gemeente nodig?

Een gemeente heeft software nodig voor haar taken en de informatie-uitwisseling daaromheen. Een inwoner ziet een formulier of afspraak, terwijl medewerkers de aanvraag beoordelen, gegevens raadplegen en stukken bewaren. Kijk bij vervanging naar die hele handeling, inclusief wat buiten het nieuwe systeem blijft gebeuren.

De onderstaande indeling is een werkbaar overzicht voor een eerste inventarisatie, geen voorschrift voor een afzonderlijk pakket per rij.

Onderdeel Voorbeelden van werk Vraag bij een verandering
Burgerzaken Registraties en aanvragen rond inwoners Welke registraties en voorzieningen zijn nodig?
Dienstverlening Formulieren, afspraken en klantcontact Kan de inwoner de hele taak afronden?
Vergunningen, toezicht en handhaving Aanvragen beoordelen en controles vastleggen Welke informatie moet tussen betrokken partijen worden gedeeld?
Sociaal domein Ondersteuningsvragen en bijbehorende uitvoering Wie mag welke dossiergegevens gebruiken?
Belastingen en financiën Heffingen, betalingen, begroting en administratie Welke bron bepaalt bedragen en statussen?
Zaak- en informatiebeheer Dossiers, documenten en archivering Hoe blijven stukken vindbaar en bruikbaar?

De Nederlandse context telt mee. Volgens het CBS zijn er op 1 januari 2026 342 gemeenten. De inrichting, samenwerking en beschikbare beheercapaciteit verschillen per organisatie. Gebruik daarom je eigen proces als toets, niet alleen een referentie van een andere gemeente.

Hoe gebruik je de GEMMA Softwarecatalogus?

De GEMMA Softwarecatalogus bevat softwareaanbod, leveranciersinformatie en door gemeenten vastgelegde applicaties en koppelingen. Leveranciers beschrijven onder meer functionaliteit, planning en ondersteunde standaarden. Gemeenten kunnen die informatie gebruiken bij vervanging, vergelijking en het opstellen van eisen.

Gebruik een vermelding als startpunt voor onderzoek. Controleer welke productversie wordt beschreven, of een functie al geleverd wordt en welk bewijs hoort bij de benodigde standaard. Een vermelding is op zichzelf geen acceptatietest voor jouw omgeving.

Voor burgerzaken bieden bijvoorbeeld Centric Burgerzaken en PinkRoccade met iBurgerzaken toepassingen. Centric presenteert zijn huidige product als vernieuwing van Key2Burgerzaken. Deze voorbeelden vormen geen ranglijst en onderbouwen geen marktaandeel voor het gehele gemeentelijke softwarelandschap.

Kies je een pakket, een koppeling of maatwerk?

Vergelijk routes voor dezelfde complete taak. Een bestaand pakket aanpassen kan voldoende zijn. Een koppeling kan gegevensoverdracht verzorgen, maar lost een onduidelijke verantwoordelijkheid voor een dossier niet vanzelf op. Maatwerk kan ontbrekende functionaliteit invullen en brengt eigen beheer- en onderhoudswerk mee.

Route Onderzoek deze als Laat aantonen
Bestaande inrichting aanpassen De functie beschikbaar is, maar de werkwijze niet goed aansluit Dat de aangepaste route ook uitzonderingen afhandelt
Standaardpakket invoeren Het pakket de benodigde taak ondersteunt Werking, migratie, koppelingen en beheer in jouw context
Koppeling toevoegen De handeling past, maar de overdracht ontbreekt Toegang, resultaatcontrole en herstel na fouten
Maatwerkcomponent bouwen Een benodigde functie elders onvoldoende wordt ondersteund Afbakening, onderhoudbaarheid, overdracht en acceptatie

Beoordeel ook hergebruik met andere gemeenten. Gedeeld ontwikkelen kan interessant zijn, maar vraagt afspraken over prioriteiten, financiering en ondersteuning. Open broncode neemt die organisatorische vragen niet weg.

Wat verandert Common Ground aan de afweging?

Common Ground richt zich op het scheiden van gegevens en de processen die ze gebruiken. De oorspronkelijke VNG-visie beschrijft daarvoor lagen voor interactie, procesbesturing, integratie, diensten en gegevens. Dat is een architectuurvisie, geen product dat je installeert of garantie dat ieder pakket direct aansluit.

Vertaal die gedachte naar vragen voor jouw opdracht. Welke registratie blijft de bron? Via welke afspraken en interfaces mag de nieuwe toepassing informatie gebruiken? Wie beheert de koppeling, en wat gebeurt er als de bron tijdelijk ontbreekt?

Vraag vervolgens naar de werkelijk ondersteunde standaarden en versies. Alleen ‘heeft een API’ zegt niet of de gewenste gegevens beschikbaar zijn, of schrijven is toegestaan en onder welke voorwaarden toegang wordt verleend. Onze uitleg over software koppelen behandelt de controles rond zo’n overdracht.

Hoe toets je een complete keten met een voorbeeld?

Neem een fictieve melding over de openbare ruimte. Een inwoner verstuurt een formulier met een locatie en eventueel een foto. De melding gaat naar het behandelende team en de inwoner wil later weten wat ermee gebeurt. Dit is een ontwerpsituatie, geen TopDevs-klantcase.

Laat een leverancier de route van ontvangst tot afsluiting demonstreren. Wordt de melding maar eenmaal aangemaakt als iemand opnieuw op verzenden drukt? Welke status ziet de inwoner als het achterliggende systeem onbereikbaar is? Wie kan een verkeerde locatie corrigeren?

Controleer ook het einde. Blijven de benodigde gegevens beschikbaar voor informatiebeheer, en worden gegevens volgens de gemaakte afspraken verwijderd of overgebracht? Betrek de verantwoordelijke voor archivering bij die keuze. Een werkend formulier bewijst nog niet dat de hele keten op orde is.

De gids over klantportalen geeft verdere ontwerpvragen over taken, toegangsrechten en statusmeldingen. Bij inwonersdienstverlening moet je die vertalen naar de publieke taak en de doelgroep.

Welke eisen neem je vanaf het begin mee?

Leg met de verantwoordelijken vast welke beveiligings-, privacy- en informatiebeheereisen voor de toepassing gelden. Maak concreet wie gegevens mag raadplegen, welke handelingen worden vastgelegd en hoe herstel wordt getest. Een leverancier moet laten zien welke eisen het product ondersteunt en welke inrichting bij de gemeente blijft.

Voor websites en apps van overheidsinstanties die onder het Besluit digitale toegankelijkheid overheid vallen, beschrijft Digitoegankelijk verplichtingen rond toegankelijkheid en een gepubliceerde toegankelijkheidsverklaring. Plan beoordeling en herstelwerk mee. Een toegankelijk sjabloon bewijst niet dat de complete dienst, inclusief inhoud en formulieren, toegankelijk is.

Neem gebruikers mee in de acceptatie. Laat mensen de handeling uitvoeren met toetsenbordbediening en ondersteunende technologie, en onderzoek waar uitleg of hulp ontbreekt. Spreek af wie nieuwe inhoud en wijzigingen daarna controleert. De oplevering is niet het laatste moment waarop de dienst verandert.

Welke aanbestedingsroute hoort bij de opdracht?

Laat inkoop de passende procedure bepalen op basis van de opdracht en toepasselijke regels. Volgens PIANOo gelden voor 2026 en 2027 Europese drempels van €216.000 exclusief btw voor reguliere leveringen en diensten aan decentrale overheden. Bij het bereiken van de toepasselijke drempel geldt de Europese procedure. Onder de drempel is rechtstreeks kiezen niet automatisch toegestaan.

Bekijk de volledige geraamde opdracht. PIANOo licht toe dat de waarderaming de verwachte contractinkomsten voor de opdrachtnemer omvat. Laat inkoop bepalen wat moet worden meegerekend. Een kleine eerste bouwfase is dus geen zelfstandige onderbouwing om de vervolgopdracht buiten beschouwing te laten.

Houd de technische proef en de inkoopbeslissing uit elkaar. Een geslaagde demonstratie bewijst een afgebakende technische mogelijkheid; zij bepaalt niet wie de uiteindelijke opdracht mag krijgen.

Hoe vergelijk je kosten en houd je overdracht mogelijk?

Vergelijk kosten over dezelfde periode en voor dezelfde dienstverlening. Neem implementatie, licenties, koppelingen, migratie, testen en beheer mee. Begroot ook de inzet van eigen medewerkers en het tijdelijk naast elkaar gebruiken van oude en nieuwe systemen. Onze gids over softwarekosten helpt de scope zichtbaar maken.

Leg daarnaast vast welke gegevens, documentatie en rechten bij beëindiging beschikbaar blijven. Bij standaardsoftware gaat het onder meer om gebruiksrechten en export; bij maatwerk ook om afspraken over de broncode en componentlicenties. Een open API of eigendom van code maakt een wissel niet vanzelf eenvoudig. De praktische overdracht staat centraal in onze uitleg over code-eigendom.

Hoe begin je concreet?

Kies een complete dienstverleningstaak en beschrijf waar die nu vastloopt. Leg systemen, gegevensbronnen en verantwoordelijkheden ernaast. Laat medewerkers, architectuur, inkoop en de betrokken specialisten samen bepalen wat een oplossing moet aantonen.

Wil je onderzoeken of maatwerkapplicaties laten bouwen bij een ontbrekend onderdeel past? Plan een gesprek om de technische afbakening te bespreken.