Data-invoerautomatisering is software die het typen voor je doet. In plaats van dat iemand een waarde van het ene scherm leest en in het andere intikt, haalt het systeem de data op en zet die op de juiste plek, nauwkeurig en snel. Het is de remedie tegen het saaie, repeterende knip-en-plakwerk dat uren opslokt en fouten uitnodigt.
Stel je een medewerker voor die de hele ochtend cijfers uit een stapel facturen overtikt in een boekhoudsysteem. Dezelfde velden, dezelfde stappen, keer op keer. Data-invoerautomatisering is de onvermoeibare versie van die medewerker: het leest elke factuur, vindt de leverancier, het bedrag en de datum, en zet ze in de juiste vakjes zonder koffiepauzes of typfouten. Om de cijfers van een gescand document te lezen leunt het op OCR, en om te weten waar elk veld hoort gebruikt het datamapping.
De winst is meer dan bespaarde tijd. Mensen zien niet meer op tegen de taak, de data landt consistent, en de records blijven actueel in plaats van een dag achter te lopen. Het past natuurlijk samen met formulierautomatisering, waarbij een ingediend formulier rechtstreeks je systemen in stroomt zonder dat iemand iets overtypt. Er is wel één eerlijke grens. Automatisering repareert geen foute brondata. Staat er een typfout in het bedrag op de factuur van de leverancier, dan kopieert een snelle machine die fout net zo trouw naar je boekhouding als een vermoeide medewerker, alleen sneller. De slimme inrichtingen bouwen daarom een controle op de naden: markeer alles wat raar oogt, zoals een totaal dat niet klopt met de regels, en houd het tegen voor een menselijke blik voordat het landt. Zo krijg je de snelheid zonder er blind op te vertrouwen. De machine doet de 95 procent die routine is, en een mens kijkt alleen naar de 5 procent die echt ogen nodig heeft.
Bij TopDevs automatiseren we de data-invoer die stilletjes de week van een klant leegtrekt, zodat hun team werkt aan beoordeling en klanten in plaats van aan het toetsenbord.
