Formulierautomatisering is het omzetten van een formulierinzending in een automatische reeks acties. Als iemand een contactformulier, aanmelding of aanvraag invult, blijft de data niet wachten in een inbox; hij stroomt direct naar de tools die hem nodig hebben en zet meteen in gang wat er daarna moet gebeuren.
Stel je een receptie voor die nooit slaapt. Een bezoeker geeft een ingevuld kaartje af, en meteen wordt het in de juiste kast gearchiveerd, gaat er een welkomstbericht uit en hoort de betrokken afdeling dat er iemand wacht. Formulierautomatisering is die onvermoeibare receptionist. De inzending komt meestal binnen via een webhook en waaiert dan uit naar e-mailautomatisering voor een bevestiging en data-invoerautomatisering om je records te vullen.
Het haalt de trage, foutgevoelige tussenstap weg waarbij een mens elke inzending leest en ergens anders overtikt. Een lead kan in je CRM staan, getagd en toegewezen aan een verkoper voordat de bezoeker zijn browsertabblad heeft gesloten, vaak gekoppeld aan notificatie-automatisering zodat de juiste persoon het meteen weet.
Wat je zorgvuldig wilt aanpakken is de rommelige tussenlaag. Echte formulieren trekken spam aan, half ingevulde inzendingen, en mensen die een telefoonnummer typen waar een e-mailadres hoort, dus een goede opzet controleert de data voordat die zich verspreidt en parkeert iets verdachts ter beoordeling in plaats van het regelrecht in het CRM te duwen. Ook is er een terugval nodig: als het CRM even plat ligt, moet de inzending worden bewaard en opnieuw geprobeerd, niet verloren gaan. Goed gedaan verandert dit een formulier van iets wat iemand nakijkt in een betrouwbare voordeur voor de hele workflow-automatisering erachter.
Bij TopDevs koppelen we formulierautomatisering zo dat elke aanvraag die een klant binnenkrijgt direct wordt vastgelegd, doorgestuurd en opgepakt, zonder dat iemand de inbox in de gaten hoeft te houden.
