Factuurautomatisering is software die binnenkomende facturen ontvangt, de gegevens eruit leest en die in je boekhouding zet zonder dat iemand ze hoeft in te typen. Er komt een factuur per mail binnen, de software haalt de leveranciersnaam, het bedrag, de btw en de vervaldatum eruit, koppelt hem aan de juiste inkooporder en zet hem klaar voor betaling.
Denk aan een drive-through bij een fastfoodzaak. Het bestelscherm vangt op wat je wilt, de keuken krijgt een nette bon en bij het volgende loket reken je af, zonder dat iemand de bestelling drie keer overschrijft. Factuurautomatisering doet hetzelfde voor je crediteurenadministratie: één digitale stroom van inbox tot betaald, in plaats van drie mensen die dezelfde getallen overtikken. Onder de motorkap gebruikt het OCR om het document te lezen en data-extractie om precies de velden eruit te halen die de boekhouding nodig heeft.
De echte winst zit in minder fouten en kortere doorlooptijden. Een getypte factuur die een week in iemands inbox blijft hangen, is een late betaling en een gespannen leveranciersrelatie. Geautomatiseerde facturen worden in seconden gelezen en gaan rechtstreeks een goedkeuringsworkflow in, zodat een mens er alleen bij komt als er iets niet klopt. Denk eens aan de aantallen bij een middelgroot bedrijf. Vijfhonderd facturen per maand, elk met een leverancier, een datum, een btw-regel en vier ordernummers om tegen te checken. Met de hand is dat een hele week turen op pdf’s en overtikken. Met automatisering loopt diezelfde stapel op de achtergrond door, en de ene factuur waarvan het bedrag niet matcht met de inkooporder wordt gemarkeerd zodat iemand ernaar kijkt. Het werk krimpt dus van vijfhonderd overtikken naar vijf controleren. Daar komen de uren en de aanmaankosten echt terug.
Bij TopDevs bouwen we factuurautomatisering rond de tools die een klant al gebruikt, door de inbox, het boekhoudpakket en de goedkeuringsregels te koppelen zodat het financiële team tijd besteedt aan oordeel, niet aan invoer.
