Workflowautomatisering is het koppelen van je apps zodat een reeks routinestappen vanzelf draait. Een startgebeurtenis zet hem in gang en vanaf dat moment loopt elke stap op volgorde: gegevens ophalen, aanpassen, ergens naartoe sturen, zonder dat iemand door schermen hoeft te klikken.
Een simpel voorbeeld is het opstarten van een nieuwe klant. Iemand tekent een contract en in plaats van dat drie medewerkers elk hun stukje doen, neemt één automatische flow het over: hij maakt de klant aan, stuurt een welkomstmail, zet een projectmap klaar en boekt een kickoff-gesprek. De keten begint vaak vanuit één gebeurtenis en wordt gebouwd in een tool als Zapier, zodat werk dat vroeger een middag kostte nu in een paar seconden klaar is. Een team van vijf wint zo zomaar een hele dag per week terug.
De stappen kunnen zo simpel zijn als ‘als X gebeurt, doe Y’ of vertakken op basis van voorwaarden, waarbij elke stap gelogd wordt zodat je ziet wat er gedraaid heeft. Voor zwaarder werk of grote aantallen wordt de logica afgehandeld door een workflow-engine die langlopende processen op de rails houdt. Het doel blijft hetzelfde: minder handmatige overdrachten en minder fouten. En als bijvangst blijft je data kloppen, want niemand tikt om vier uur ‘s middags nog een e-mailadres over in een vierde systeem.
Bij TopDevs brengen we eerst de dagelijkse processen van een klant in kaart en automatiseren we daarna de stappen die repeterend en op vaste regels gebaseerd zijn, zodat het team zijn tijd kan besteden aan werk waar echt een mens voor nodig is.
