Je boekhouding zit in Exact Online, je verkoopt via een webshop en je klanten staan in een CRM. Drie systemen, dezelfde gegevens, en toch typ je elke order met de hand over naar een factuur. Zonde van je tijd, en foutgevoelig bovendien. Een Exact Online koppeling haalt dat handwerk weg: je verbindt Exact met je andere software zodat data automatisch heen en weer stroomt. In deze gids lees je welke koppelingen er zijn, hoe ze werken, wat ze kosten en wanneer je beter kiest voor een kant-en-klare connector of voor maatwerk. Geen verkooppraat, wel een eerlijk beeld voor het MKB.
Wil je eerst de bredere context over automatiseren? Lees dan onze gids over AI-automatisering voor het MKB. En om vooraf de juiste vragen te stellen, helpt onze checklist om een proces te automatiseren je op weg.
Wat is een Exact Online koppeling?
Een Exact Online koppeling is een verbinding waarmee Exact Online automatisch gegevens uitwisselt met een ander systeem, zoals je webshop, CRM, bank of salarispakket. In plaats van orders, facturen of betalingen over te typen, laat je de software dat zelf doen via de API van Exact. De koppeling haalt data op, vertaalt die en zet hem op de juiste plek, op vaste momenten of direct bij een gebeurtenis.
Dat overtypwerk is geen klein probleem. Volgens het Connectivity Benchmark Report van MuleSoft (2024) gebruiken grote organisaties gemiddeld bijna 1.000 losse applicaties, waarvan maar zo’n 29 procent daadwerkelijk aan elkaar gekoppeld is (MuleSoft). De rest zijn eilandjes. En elk eilandje betekent dubbele invoer en fouten die je pas laat ontdekt.
Welke koppelingen zijn er met Exact Online?
Bijna elk type bedrijfssoftware laat zich aan Exact Online koppelen. De meestgevraagde koppelingen draaien om verkoop, betalingen en personeel. Hieronder de meest voorkomende categorieën.
| Koppeling | Wat het doet | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Webshop / e-commerce | Orders en facturen automatisch in de boekhouding | Shopify, WooCommerce, Magento |
| CRM | Klant- en factuurgegevens synchroon houden | HubSpot, Salesforce, Pipedrive |
| Bank (PSD2) | Bankmutaties automatisch inlezen en afletteren | ING, Rabobank, ABN AMRO |
| Salaris / HR | Loonjournaalposten automatisch doorboeken | Nmbrs, Loket, AFAS |
| Kassa / POS | Dagomzet uit de kassa naar de boekhouding | Lightspeed en andere kassakoppelingen |
| Scan & herken | Inkoopfacturen automatisch inlezen en boeken | Basecone en andere factuurverwerking |
| Accountant | Je accountant leest mee in dezelfde administratie | Exact Online accountancy |
Staat jouw systeem er niet bij? Zolang het een API heeft, is een koppeling bijna altijd mogelijk. De vraag is alleen via welke route, en dat bepaalt de prijs en de betrouwbaarheid.
Standaardkoppeling of maatwerk via de API?
Je kunt een Exact Online koppeling op drie manieren regelen. Welke past, hangt af van hoe standaard je proces is en hoeveel controle je wilt houden.
- Kant-en-klare app uit de Exact Online App Store. Exact heeft een eigen App Store met honderden koppelingen die je met een paar klikken aanzet. Voor gangbare combinaties, zoals Shopify naar Exact, is dit vaak de snelste en goedkoopste route.
- No-code koppelplatform. Tools zoals Zapier, Make of een iPaaS verbinden Exact met apps waarvoor geen kant-en-klare connector bestaat. Je stelt zelf in welke data waarheen gaat, zonder programmeren. Handig voor lichte, niet-kritische stromen.
- Maatwerkkoppeling via de Exact Online API. Een developer bouwt een koppeling die precies doet wat jouw proces vraagt: eigen logica, tweerichtingssynchronisatie en strenge foutafhandeling. Duurder, maar volledig van jou. De opzet en de kosten van zo’n maatwerkkoppeling werken hetzelfde als bij elke andere API-koppeling. wat een API-koppeling laten maken kost.
| Route | Geschikt voor | Prijsindicatie | Controle |
|---|---|---|---|
| App Store connector | Gangbare standaardkoppelingen | € 0 tot 50 per maand | Laag, je volgt de app |
| No-code platform | Lichte, niet-kritische stromen | € 20 tot 100 per maand | Gemiddeld |
| Maatwerk via API | Eigen logica, kritische data, sync | € 1.500 tot 7.500+ eenmalig | Hoog, code is van jou |
Twijfel je tussen no-code en maatwerk, dan zet Zapier, Make en n8n naast elkaar je op weg. En in no-code versus custom automatisering lees je precies waar de grens ligt tussen zelf klikken en laten bouwen.
Hoe werkt de Exact Online API?
De Exact Online API is de officiële manier waarop externe software met je administratie praat. Het is een REST-API met OAuth 2.0 als inlogmethode, wat betekent dat een koppeling met jouw toestemming toegang krijgt zonder dat je je wachtwoord deelt (Exact Online REST API). Een app vraagt bijvoorbeeld “geef me alle verkoopfacturen van vandaag”, en Exact antwoordt met die data in een vast formaat.
REST is niet toevallig de standaard. Uit Postman’s State of the API-rapport (2023) blijkt dat ruim 85 procent van de ontwikkelaars met REST-API’s werkt (Postman). Let wel op de grenzen: Exact hanteert daglimieten op het aantal API-aanroepen. Een koppeling die duizenden records tegelijk wil verwerken, moet daar dus slim mee omgaan. Een goede developer houdt daar vanaf het begin rekening mee.
Wat kost een Exact Online koppeling?
Wat een Exact Online koppeling kost, hangt vooral af van de route. Een kant-en-klare app uit de App Store zit meestal op een vast maandbedrag. Een maatwerkkoppeling reken je eenmalig af, plus onderhoud. Hieronder een indicatie per type.
| Type koppeling | Voorbeeld | Indicatie |
|---|---|---|
| App Store connector | Shopify-orders naar Exact | € 0 tot 50 per maand |
| No-code koppelplatform | CRM-contact naar Exact via Make | € 20 tot 100 per maand |
| Maatwerk, één richting | Eigen webshop leest facturen uit Exact | € 1.500 tot 4.000 eenmalig |
| Maatwerk, twee richtingen + sync | Realtime sync tussen ERP en Exact | € 4.000 tot 7.500+ eenmalig |
Reken naast de bouwkosten altijd op onderhoud. Een API verandert, een token verloopt, Exact rolt een update uit: dan moet de koppeling mee. Die terugkerende kosten onderschatten mensen het vaakst. Hoe je ze afweegt tegen de winst lees je in onze uitleg over de kosten van maatwerk software, en of een koppeling zich terugverdient reken je door met onze uitleg over de ROI van automatisering.
De rekensom is simpeler dan hij lijkt. Volgens Gartner kost slechte datakwaliteit organisaties gemiddeld 12,9 miljoen dollar per jaar (Gartner). Elke keer dat iemand een order verkeerd overtypt, betaal je daar een stukje van. Een koppeling die dat handwerk weghaalt, verdient zichzelf vaak sneller terug dan je denkt.
Je bank koppelen aan Exact Online (PSD2)
Een bankkoppeling laat je bankmutaties automatisch in Exact Online binnenkomen, zodat je ze alleen nog hoeft af te letteren. Dit loopt via PSD2, de Europese wet die banken verplicht om met jouw toestemming rekeninggegevens veilig te delen via een API. Je regelt de koppeling meestal rechtstreeks vanuit Exact: je selecteert je bank en bevestigt de machtiging. Grote Nederlandse banken zoals ING, Rabobank en ABN AMRO worden ondersteund. Let op: een PSD2-machtiging verloopt na verloop van tijd, dus die moet je periodiek verlengen anders valt de koppeling stil.
Je accountant koppelen aan Exact Online
Je accountant koppelen betekent dat hij of zij meekijkt in dezelfde administratie, zonder dat je bestanden heen en weer mailt. In Exact Online nodig je je accountant of accountantskantoor uit als gebruiker en geef je de juiste rechten. Zij werken dan live in jouw boekhouding, wat de aangifte en de jaarrekening een stuk soepeler maakt. Andersom kan een accountant je administratie ook opzetten en jou daarna toegang geven.
Hoe veilig is een Exact Online koppeling?
Een goed gebouwde koppeling is veilig, maar veiligheid komt niet vanzelf. Omdat er financiële data over het internet reist, wil je een moderne inlogmethode (OAuth 2.0), versleuteld verkeer via HTTPS en toegang tot alleen de gegevens die echt nodig zijn. Werk je met persoonsgegevens, dan geldt de AVG onverkort: je moet kunnen aantonen dat data veilig wordt uitgewisseld en niet meer wordt gedeeld dan nodig (Autoriteit Persoonsgegevens). Bij TopDevs bouwen we koppelingen met tokenbeheer, versleuteling en logging als standaard, niet als meerprijs.
Waar let je op bij een Exact Online koppeling laten bouwen?
Voordat je een koppeling laat bouwen, check je een paar dingen. Ze bepalen of je koppeling jarenlang meegaat of na de eerste update stukloopt.
- Bestaat er al een kant-en-klare app? Kijk eerst in de Exact Online App Store. Bestaat de koppeling al en past hij, dan is maatwerk zonde van je geld.
- Eén richting of twee? Data uit Exact ophalen is simpel. Aan beide kanten synchroon houden is complexer, en dus duurder.
- Wat gebeurt er als het misgaat? Vraag expliciet naar foutafhandeling, automatische nieuwe pogingen en logging. Een koppeling faalt ooit; het gaat erom dat je het merkt.
- Van wie is de code? Zorg dat je een maatwerkkoppeling zelf in handen houdt. Waarom dat zoveel uitmaakt, lees je in code-eigendom en vendor lock-in.
- Wie onderhoudt hem? Spreek onderhoud vooraf af, zodat een API-wijziging je niet verrast.
Draai je een groter ERP naast Exact, bijvoorbeeld AFAS, dan speelt vaak de vraag of je maatwerk bovenop het standaardpakket bouwt en dat via de API verbindt. Die afweging behandelen we in AFAS versus maatwerk software. En een klantportaal draait bijna altijd op koppelingen die op de achtergrond hun werk doen, bijvoorbeeld om facturen uit Exact te tonen.
Zelf koppelen of laten bouwen?
Een gangbare koppeling zet je met een App Store-app of een no-code tool prima zelf op. Zodra er geld, klantdata of betrouwbaarheid op het spel staat, wil je maatwerk met fatsoenlijke foutafhandeling en beheer. Dat is precies het verschil tussen een demo die één keer werkt en een koppeling waar je jaren op draait. Koppelen is trouwens geen exclusief Exact-verhaal, want bijna elk pakket met een API laat zich op dezelfde manier verbinden. de bredere uitleg over software koppelen.
Bij TopDevs bouwen we Exact Online koppelingen tegen een vaste prijs vooraf, met code die van jou blijft. Geen abonnement op je eigen integratie, geen lock-in.
TopDevs is een Nederlands softwarebureau dat maatwerk software, AI-integraties en automatiseringen bouwt. Wil je sparren over welke koppeling bij jouw systemen past? Plan een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen waar de winst zit.
