Een Exact Online koppeling kan verkoopgegevens, klantinformatie of bankmutaties naar je administratie brengen. Begin met een bestaande app als die jouw proces ondersteunt. Maatwerk wordt interessant bij afwijkende boekingsregels, meerdere administraties of ontbrekende functies. Controleer eerst welke gegevens de API beschikbaar stelt, hoeveel verkeer je nodig hebt en wie fouten oplost. Een verbinding alleen maakt je boekhouding nog niet correct.
De algemene aanpak lees je bij software koppelen. Wil je eerst bepalen welk proces aandacht verdient, gebruik dan onze checklist voor procesautomatisering.
Wat moet een Exact Online koppeling overnemen?
Beschrijf de handeling nauwkeurig. Een order naar Exact sturen kan betekenen dat je een verkooporder, een factuur of alleen een klantrecord wilt aanmaken. Dat zijn verschillende opdrachten. Leg vast welk systeem het document maakt en welke status nodig is voordat de koppeling mag beginnen.
Een fictief voorbeeld: een webshop factureert zelf en een medewerker voert die facturen opnieuw in Exact in. De gewenste koppeling neemt bestaande facturen over. Als een connector in plaats daarvan nieuwe facturen genereert en verstuurt, heb je een ander proces gekocht. Het logo van je webshop in een appcatalogus vertelt dat verschil niet.
Welke route kun je kiezen?
In de Exact Online App Store vind je toepassingen voor verschillende bedrijfsprocessen. Controleer de beschrijving van de concrete app en laat je eigen invoer demonstreren. De aanwezigheid in de catalogus bewijst niet dat alle velden, uitzonderingen en administraties worden ondersteund.
| Route | Wanneer onderzoeken? | Wat moet de leverancier aantonen? |
|---|---|---|
| Bestaande app | Het proces lijkt op de aangeboden standaardroute | Verwerking van jouw documenten en uitzonderingen |
| Workflowplatform | Beschikbare acties kunnen samen de gewenste route uitvoeren | Toegang, foutafhandeling en werkelijk verbruik |
| Maatwerk | Benodigde logica ontbreekt of moet anders worden beheerd | Uitvoerbaarheid via de beschikbare API-functies |
Een workflowplatform is niet automatisch ongeschikt voor belangrijke gegevens. Omgekeerd maakt eigen code een koppeling niet vanzelf betrouwbaar. Beoordeel hoe elke route omgaat met fouten, wijzigingen en ontbrekende informatie. De vergelijking Zapier, Make en n8n helpt bij de keuze van een platform.
Vraag ook waar de koppeling draait. Een externe dienst kan een extra leverancier en een eigen abonnement introduceren. Bij maatwerk zijn hosting, monitoring en onderhoud eveneens werkzaamheden die iemand moet uitvoeren.
Wat moet je weten over de Exact Online API?
Exact verwijst vanuit zijn ontwikkelaarsomgeving naar API-documentatie en biedt REST- en XML-koppelmogelijkheden. Laat de bouwer voor jouw Exact Online-editie de benodigde lees- en schrijfacties aanwijzen. Een API is geen kopie van ieder scherm in de applicatie.
Toegang en capaciteit zijn aparte vragen. Controleer wie de toepassing registreert, wie toestemming geeft en welke administraties bereikbaar mogen zijn. Test ook het intrekken van toegang. De koppeling moet dat zichtbaar melden, zodat een medewerker weet waarom er geen nieuwe gegevens komen.
Exact publiceert capaciteitsgrenzen per editie, waaronder grenzen per minuut en per dag, per app en per administratie. Extra capaciteit via Volume Packs is gekoppeld aan Premium. Laat het verwachte verkeer vergelijken met jouw contract; kopieer geen algemeen API-aantal uit een oud blog. Documentatie gecontroleerd op 2026-09-24.
Hoe voorkom je dubbele facturen en verkeerde boekingen?
Laat bronnummer en doelnummer met elkaar verbinden. Als dezelfde order nogmaals wordt aangeboden, moet duidelijk zijn of hij al verwerkt is. Alleen kijken of een aanvraag technisch is verzonden is onvoldoende: het antwoord en de gemaakte boeking moeten terug te vinden zijn.
Test een onderbroken verwerking. Stel dat Exact de factuur al heeft ontvangen, maar de koppeling het antwoord mist. Blind opnieuw aanmaken kan een duplicaat veroorzaken. Vraag de bouwer hoe die onzekere uitkomst wordt onderzocht voordat opnieuw wordt geschreven.
Laat je boekhouder daarnaast de veldvertaling beoordelen. Denk aan boekingsdatum, valuta, btw-code, grootboekrekening en kortingen. Een koppeling kan een technisch geldig bericht maken dat inhoudelijk niet past bij jouw administratie. Bewaar daarom naast de technische test ook een goedgekeurd voorbeeld van het gewenste resultaat.
Hoe plan je een eerste import?
Behandel historische gegevens apart van nieuwe mutaties. Spreek af vanaf welk moment de nieuwe route verantwoordelijk is en welke oudere documenten nog worden overgenomen. Anders kun je dezelfde periode via een importbestand én via de live koppeling verwerken.
Maak de import hervatbaar. Een onderbreking mag niet betekenen dat iemand opnieuw moet raden welke records al zijn gedaan. Vraag een overzicht van verwerkte, afgewezen en nog te controleren documenten. Gebruik stabiele bronnummers, zodat de controle achteraf dezelfde records aanwijst.
Vergelijk daarna aantallen en bedragen met de bron. Een totaalsom alleen is onvoldoende: een ontbrekende factuur en een dubbel exemplaar kunnen elkaar in het totaal verbergen. Controleer ook de individuele uitzonderingen en laat verschillen verklaren voordat je de oude werkwijze afsluit.
Hoe werken bank- en accountantstoegang?
Een bankkoppeling vraagt een andere inrichting dan een webshopconnector. Exact onderscheidt op zijn pagina over bank- en betaaloplossingen PSD2-koppelingen en commerciële bankkoppelingen. Mogelijkheden en eventuele bankkosten verschillen. Controleer de route voor jouw rekening in plaats van aan te nemen dat elke bank op dezelfde manier wordt aangesloten.
Bepaal bij de overgang de eerste datum van automatische verwerking. Als je ook oude afschriften importeert, moet de aansluiting gecontroleerd worden. Een binnengekomen bankmutatie is bovendien nog niet hetzelfde als een correct gekoppelde betaling op een factuur.
Bespreek accountantstoegang afzonderlijk. Een accountant die in de administratie werkt heeft een gebruikersrol nodig; een softwarekoppeling heeft toegang voor een toepassing nodig. Deel geen persoonlijk account om beide problemen tegelijk op te lossen. Laat de beheerder de passende rechten in jouw omgeving vaststellen.
Wat kost een Exact Online koppeling?
Er is geen bruikbare vaste prijs zonder scope. Vraag bij een bestaande app naar abonnement, inrichting, inbegrepen administraties en ondersteuning. Laat bij maatwerk onderzoek, bouw, tests en beheer apart beschrijven. Ook eventuele extra Exact-capaciteit hoort bij de vergelijking.
Het prijsverschil zit vaak in de uitzonderingen. Alleen nieuwe facturen overnemen is een andere opdracht dan correcties terugschrijven, verschillende administraties bedienen en historische gegevens herstellen. Vraag daarom een offerte bij dezelfde voorbeeldbestanden en acceptatiecriteria.
Onze gids voor softwarekosten helpt om eenmalige en terugkerende kosten uit elkaar te houden. Meet daarnaast het resterende handwerk tijdens een proef. Begroot een besparing pas als duidelijk is welke controles vervallen en welke juist blijven bestaan.
Wie beheert de koppeling na oplevering?
Wijs iemand aan die meldingen beoordeelt en contact met de leverancier houdt. Laat vastleggen welke gegevens een foutmelding bevat, wie een nieuwe poging mag starten en wanneer een boekhouder moet meekijken. Schrijf geen volledige klantdossiers of toegangscodes in een algemeen logbestand.
Vraag hoe wijzigingen worden getest en hoe een andere partij het beheer kan overnemen. Bij TopDevs is en blijft de code voor jouw maatwerkkoppeling van jou; voorwaarden van Exact en andere gebruikte producten blijven daarnaast gelden. Onze uitleg over code-eigendom maakt dat onderscheid concreet.
Hoe begin je concreet?
Kies één gegevensstroom en verzamel een normale transactie, een correctie en een foutgeval. Leg het gewenste resultaat samen met je boekhouder vast. Laat daarna een bestaande app en eventueel maatwerk op diezelfde voorbeelden beoordelen, inclusief toegang, capaciteit en herstel.
Wil je een systeemkoppeling laten maken? Plan een gesprek met je huidige werkwijze en de onderdelen die nog handwerk vragen.
