Een automatiseringssjabloon is een kant-en-klaar startpunt voor een veelvoorkomende taak. In plaats van een flow op een leeg canvas te ontwerpen, kies je een sjabloon waar de stappen al ongeveer in zitten en richt je het daarna op je eigen apps.
Het werkt als een documentsjabloon in Word. Je tekent niet elke maand een nieuwe factuurlay-out; je opent de opgeslagen versie, past de bedragen aan en klaar. Een automatiseringssjabloon doet hetzelfde voor een flow als ‘wanneer een lead een formulier invult, zet hem in het CRM en stuur een welkomstmail’. Platforms als Zapier en Make leveren er honderden, zodat je begint vanaf iets dat al werkt in plaats van vanaf nul.
Het addertje is dat een sjabloon een concept is, geen afgewerkte bouw. Het gaat uit van een generieke opzet, dus de veldnamen, de voorwaarden en de uitzonderingen vragen nog aandacht. Een sjabloon als eindproduct behandelen is precies hoe een flow stilletjes mails naar de verkeerde mensen stuurt. Goed gebruikt is het de snelste manier om een verstandige automatiseringsworkflow draaiend te krijgen. Sjablonen werken ook de andere kant op: niet als iets wat je pakt, maar als iets wat je bewaart. De eerste keer dat een team een nette flow bouwt om bijvoorbeeld nieuwe Stripe-klanten in een facturatiesheet te zetten, wordt die flow een patroon. Bewaar hem één keer en de tweede klantopzet kost tien minuten in plaats van twee uur. En de waarde stapelt op. Een verbetering aan het hoofdsjabloon, zoals een betere retry op een wankele stap, kun je uitrollen naar elke kopie die eruit is voortgekomen. Dus een sjabloon is minder een snelkoppeling en meer een manier om hetzelfde probleem niet twee keer op te lossen.
Bij TopDevs houden we een bibliotheek bij van eigen sjablonen voor de klussen die we keer op keer zien, zodat klanten een beproefde voorsprong krijgen in plaats van een experiment.
