Swivel-chair werk is de handmatige taak om data van het ene systeem met de hand in het andere over te tikken, simpelweg omdat de twee systemen niet met elkaar praten. De naam is letterlijk: iemand leest een waarde van het ene scherm, draait zijn stoel naar het volgende scherm en typt hem in. Lezen, draaien, typen, herhalen.
Stel je een medewerker voor met twee computers op één bureau, zonder kabel ertussen. Er komt een order binnen in het mailsysteem, dus leest hij hem, draait naar de boekhoudapp en tikt hem regel voor regel in. Niets aan dat draaien voegt waarde toe; het is pure overhead door een gat tussen tools. Dit is het schoolvoorbeeld voor data-invoerautomatisering, want het werk is repetitief, op regels gebaseerd en vermoeiend.
De netste oplossing is het gat dichten met goede systeemintegratie, zodat de data simpelweg overstroomt. Kan dat niet, omdat een systeem oud en gesloten is, dan kan een bot dezelfde klikken en toetsaanslagen nadoen, en dat is precies wat robotische procesautomatisering doet.
De reden dat het zo lang verborgen blijft, is dat geen enkel los geval duur lijkt. Dertig seconden hier, een minuut daar, het voelt te klein om aan te pakken. Maar vermenigvuldig het met honderden records per dag over een heel team, en je vindt dagen betaalde tijd die opgaan aan het overtikken van dingen die een computer gratis kan verplaatsen. Erger nog, elke stap is een kans om een cijfer te missen, en een fout factuurbedrag kost veel meer dan het typen zelf. Dat verborgen foutpercentage, niet alleen de verloren minuten, is meestal het echte argument om het te automatiseren.
Bij TopDevs sporen we swivel-chair werk op in de dagelijkse praktijk van een klant, want het is meestal de snelste, meest voor de hand liggende winst die een automatiseringsproject kan opleveren.
