Bedrijfsprocesautomatisering (BPA) is software inzetten om een heel bedrijfsproces van begin tot eind te draaien, in plaats van de handmatige stappen die mensen anders met de hand herhalen. Het kijkt naar een heel proces, niet naar één taak, en verbindt elke stap zodat het werk vanzelf verdergaat.
Neem het onboarden van een nieuwe medewerker als voorbeeld. Zonder BPA maakt iemand een e-mailaccount aan, bestelt iemand anders een laptop, archiveert HR het contract en wijst een manager training toe, elk in een aparte tool met herinneringen erachteraan. Met BPA zet één goedgekeurde aanname het allemaal in gang: accounts worden aangemaakt, apparatuur wordt aangevraagd en de nieuwe collega krijgt een welkomstpakket, netjes op volgorde. Dat aan elkaar knopen is opgebouwd uit veel kleinere stukjes workflowautomatisering, vaak met een goedkeuringsworkflow op de plek waar een mens echt moet tekenen.
Het doel van BPA is consistentie en snelheid over de hele reis, zodat er niets tussen afdelingen door valt. Dekt het een proces helemaal af zonder handmatige gaten, dan wordt het end-to-end automatisering. BPA valt zo vaak tegen omdat teams het proces automatiseren dat ze zouden willen, niet het proces dat ze echt draaien. Op papier is onboarding een nette lijn van vijf stappen. In de praktijk heeft de laptopbestelling een budgetcode van een manager nodig, en die manager is twee keer per jaar op vakantie. Automatiseer de schone versie en de rommelige randgevallen stapelen zich op als uitzonderingen waar niemand op rekende. Dus de eerlijke eerste stap is niets bouwen. Het is een week naar het echte proces kijken en elke omweg opschrijven, elke ‘behalve als’, elke mail met ‘kun je deze ene even checken’. Een weg lijkt recht op de kaart. Rij hem en je vindt de kuilen. Breng die eerst in kaart, dan houdt de automatisering stand op een gewone dinsdag, niet alleen in de demo.
Bij TopDevs brengen we eerst het echte proces van een klant in kaart en automatiseren daarna de routinematige middenstukken, zodat mensen hun tijd besteden aan afwegingen in plaats van papierwerk najagen tussen systemen.
